Handbuch
Archivista 2025/III
© 25.3.2025 by Archivista GmbH, CH-8132 Egg
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archivista.ch
Inhaltsverzeichnis
I. Grundlagen
1. Einleitung
1.
1 Herzlich willkommen bei Archivista
1.
2 Hinweise zum Handbuch
1.
3 Unsere Anschrift
1.
4 Bisherige Versionen
1.
5 Lizenzierung
1.
5.
1 Sourcen, kostenfreie Angebote und ArchivistaBox
1.
5.
2 Copyright-Vermerke
1.
5.
3 Support zur ArchivistaBox
1.
5.
4 Übliche Garantiegewährung
2. Erste Schritte
2.
1 Physikalische ArchivistaBox
2.
2 Virtualisierte ArchivistaBox
2.
3 ArchivistaBox starten
2.
4 Zugriff auf die Web-Applikationen
2.
5 Aktualisieren einer ArchivistaBox
2.
6 Zehn Schritte zum Erfolg
2.
6.
1 Schritt 1: Inbetriebnahme
2.
6.
2 Schritt 2: Zugriff auf Web-Interface
2.
6.
3 Schritt 3: Dokument hochladen
2.
6.
4 Schritt 4: FTP/SMB-Ordner freigeben
2.
6.
5 Schritt 5: Dokumente ins Archiv drucken
2.
6.
6 Schritt 6: Multimediale Datenbanken
2.
6.
7 Schritt 7: Scannen WebDMS (KeyPad)
2.
6.
8 Schritt 8: Datensicherung einrichten
2.
6.
9 Schritt 9: ArchivistaBox neu starten
2.
6.
10 Schritt 10: Felder und Masken in WebAdmin
II. ArchivistaBox
3. Gut zu wissen
3.
1 Vorteile auf einen Blick
3.
2 Hinweise zu den Box-Modellen
3.
2.
1 Virtualisierte ArchivistaBoxen
3.
2.
2 ArchivistaBox Dolder
3.
2.
3 ArchivistaBox Rigi
3.
2.
4 ArchivistaBox Säntis
3.
2.
5 ArchivistaBox Pilatus
3.
2.
6 ArchivistaBox Titlis
3.
2.
7 ArchivistaBox Eiger
3.
2.
8 ArchivistaBox Matterhorn
3.
2.
9 ArchivistaBox Dom
3.
2.
10 ArchivistaBox K2
3.
2.
11 ArchivistaBox Everest
3.
2.
12 Scan-Station Albis (optional)
3.
3 Wahl der richtigen ArchivistaBox
4. Begriffliches
4.
1 ArchivistaBox
4.
2 ArchivistaVM
4.
3 ArchivistaDMS
4.
4 ArchivistaERP
4.
5 ArchivistaCloud
4.
6 Betriebssystem
4.
7 Virtualisierung
4.
8 RAM-Modus und ISO-Datei
4.
9 archivista- und root-Benutzer
4.
10 Was ist ein DMS?
4.
11 Datenbanken und Dokumente
4.
11.
1 Datenbank, Server und Client
4.
11.
2 Tabellen, Datensätze und Felder
4.
11.
3 Archiv, Seiten und Akten
4.
11.
4 Archivista-Akte
4.
12 Effizienz ohne Ordner
4.
12.
1 Ordner sind ineffizient
4.
12.
2 Von Belegen zu Dateien
4.
12.
3 Erfassen, Suchen und Sichern
III. WebDMS
5. WebDMS
5.
1 Anmelden
5.
2 Ansichten
5.
2.
1 Hauptansicht
5.
2.
2 Seitenansicht
6. Navigation und Aktionen
6.
1 Hauptansicht
6.
2 Höhe der Tabelle bestimmen
6.
3 Dokumente nachladen
6.
4 Spaltenbreite verändern
6.
5 Sortieren
6.
6 Seitenansicht
7. Ansicht, Suchen und Bearbeiten
7.
1 Ansicht (Ctrl+F5)
7.
2 Suchen (F5)
7.
2.
1 Freitextabfrage
7.
2.
2 Resultate erweitern oder eingrenzen, neue Auswahl
7.
2.
3 Datumsbereich
7.
2.
4 Bereichsangabe bei Zahlfeldern
7.
2.
5 Suchen mit Grösser/Kleiner
7.
2.
6 Textfelder mit Ungleich
7.
2.
7 Suchen mit Joker (teilgenau)
7.
3 Bearbeiten (Shift+F5)
7.
3.
1 Normale Felder
7.
3.
2 Feldtypen Zahlenfeld und Datumsfeld
7.
3.
3 Definitionsfelder
7.
3.
4 Feldtyp '1:N'
7.
3.
5 Feldtyp 'Multi'
7.
3.
6 Feldtyp 'Verlinkt'
7.
3.
7 Navigation
7.
3.
8 Akten scannen (F2)
7.
3.
9 Löschen
7.
3.
10 Publizieren und Publizieren zurücknehmen
8. Erweiterte Funktionen
8.
1 Datei hochladen
8.
2 Aktenvorlage kopieren
8.
3 PDF-Datei erstellen
8.
4 Akte eröffnen und scannen
8.
5 Akten zusammenführen
8.
6 Exportieren von Akten
8.
7 Exportieren von Quelldateien
8.
8 Seiten editieren und löschen
8.
9 OCR-Einstellungen
8.
10 Haftnotizen
8.
11 Texterkennung für Seite (ab Haftnotizen)
8.
12 Download
8.
12.
1 PDF
8.
12.
2 Img
8.
12.
3 Pic
8.
12.
4 Zip
8.
12.
5 Mail
8.
12.
6 Datei
8.
12.
7 Video
8.
12.
8 Audio
8.
13 Seiten drucken
8.
14 Barcode-Verarbeitung
8.
15 Versionierung
8.
16 Beschlagwortung von Filmen
8.
17 Lange Feldwerte
8.
18 Beschlagworten mit Shift+F7 und F8
8.
19 Werte der letzten Suchabfrage
8.
20 Ersetzen
8.
21 Scannen mit Scan-Stationen (Keypad)
IV. WebAdmin
9. WebAdmin
9.
1 Login
9.
2 Abmelden
10. Benutzer
10.
1 Benutzerverwaltung allgemein
10.
1.
1 Host
10.
1.
2 Benutzername
10.
1.
3 Passwort
10.
1.
4 Anmelden
10.
1.
5 Passwort löschen
10.
1.
6 Zugriff
10.
1.
7 Akten eröffnen/löschen
10.
1.
8 Neue Akten mit Eigentümer
10.
1.
9 Gruppe(n)
10.
1.
10 Maskendefinition
10.
1.
11 SQL-Definition
10.
1.
12 E-Mail-Konto, Zusatz und Bemerkungen
10.
1.
13 Zusatz
10.
2 Benutzerverwaltung (extern)
10.
2.
1 Verwaltung
10.
2.
2 Vorlage
10.
3 Formulare für Benutzer
11. Felder definieren
11.
1 Feldname
11.
2 Typ
11.
3 Länge
11.
4 Position nach
12. Masken definieren
12.
1 Maske
12.
2 Feldname
12.
3 Feldtyp
12.
3.
1 Normal
12.
3.
2 Textcode
12.
3.
3 Definition
12.
3.
4 1:N
12.
3.
5 Zahlcode
12.
3.
6 Multi
12.
4 Link zu Feld
12.
5 Bezeichnung
12.
6 Position
12.
7 Breite
12.
8 Neueinträge nur für Benutzer
12.
9 Eingaben nur für Benutzer
13. Archiv verwalten
13.
1 Felder im Archiv
13.
1.
1 Primäre Archivnutzung
13.
1.
2 Layout (Thema)
13.
1.
3 Erweiterte Icons ausblenden
13.
1.
4 Anzahl Spalten für Felder (1,2,3)
13.
1.
5 Start mit verkleinerter Tabelle
13.
1.
6 Interne Felder bei verkleinerter Tabelle ausblenden
13.
1.
7 Feld 'Titel' in Hauptansicht ausblenden
13.
1.
8 Breite des Feldes 'Titel' in Tabelle
13.
1.
9 Feld für Publizieren
13.
1.
10 Versionierung
13.
1.
11 Elemente in Combo-Feldern (0-x)
13.
1.
12 Notizfeld einblenden
13.
2 Texterkennung und PDF-Dateien
13.
2.
1 OCR-Erkennung
13.
2.
2 OCR-Cluster (Rechner1, Rechner2, ...)
13.
2.
3 PDF-Dateien erstellen
13.
2.
4 Komprimierung Bilder in PDF-Dateien
13.
2.
5 Gesamte Akte in eine PDF-Datei
13.
2.
6 Alternative Barcode-Erkennung
13.
2.
7 Bilder mit zweiter Bibliothek verarbeiten
13.
2.
8 Volltextabfragefeld beim Suchen einblenden
13.
2.
9 Seitentext in Ansicht darstellen
13.
3 Optionen für die Darstellung in WebDMS
13.
3.
1 Felder in Seitentext kopieren
13.
3.
2 Eigentümer ausblenden
13.
3.
3 Downloadlink anzeigen
13.
3.
4 Suchwerte behalten
13.
3.
5 Anfangsuche in Auswahlfeldern deaktivieren
13.
4 Optionen für Archiv
13.
4.
1 Qualitätsfaktor bei JPEG-Bildern (1-100%)
13.
4.
2 JPEG-Dateien immer komprimieren
13.
4.
3 Skalierung der Vorschau (0,10-100%)
13.
4.
4 Quelldateien extern
13.
4.
5 Bild-Extraktion Videos in hoher Qualität
13.
4.
6 Doppelte Daten ignorieren
13.
4.
7 Bilddateien im Quellformat speichern
13.
4.
8 Bedingung(en) bei Archivierung (SQL)
13.
4.
9 Grösse des Auslagerungsordners (MByte)
13.
4.
10 Maximale Anzahl Dateien je Ordner
13.
4.
11 Grösse CD/DVD (MByte)
13.
4.
12 Zugriffe auf Datenbank protokollieren
13.
5 Aktivieren der Versionierung
14. Scandefinitionen
14.
1 Einleitung
14.
2 Einstellungen
14.
2.
1 Name
14.
2.
2 Code
14.
2.
3 Nicht aktiv
14.
2.
4 Art des Scannens
14.
2.
5 Auflösung (dpi)
14.
2.
6 Helligkeit
14.
2.
7 Kontrast
14.
2.
8 Leere Seiten entfernen
14.
2.
9 Schwarz/Weiss-Optimierung
14.
2.
10 Schwellenwert (0,128-255)
14.
2.
11 SW-Optimierung Anzahl Punkte (1-x)
14.
2.
12 SW-Optimierung Ausgabeauflösung (DPI)
14.
2.
13 JPEG Komprimierung (Faktor)
14.
2.
14 Doppeleinzugskontrolle
14.
2.
15 Scanbreite (mm)
14.
2.
16 Scanhöhe (mm)
14.
2.
17 Position linker Rand (mm)
14.
2.
18 Position oberer Rand
14.
3 Nachbearbeiten
14.
3.
1 Vorgabefelder
14.
3.
2 Programmaufruf beim Scannen
14.
3.
3 Gewünschte Barcodedefinition
14.
3.
4 Rotation
14.
3.
5 Seite in Mitte teilen
14.
3.
6 Mehrere Seiten
14.
3.
7 Anzahl Seiten bei Auto-Pilot
14.
3.
8 Wartezeit bei Auto-Pilot (Sekunden)
14.
3.
9 Wartezeit vor Scannen (Sekunden)
14.
3.
10 Gewünschte OCR-Definition
14.
3.
11 Neue Akten erstellen / Anzahl Seiten zwischen Akten
14.
3.
12 Wartezeit für Texterkennung (OCR) in Minuten
14.
3.
13 Seiten der letzten Akte zufügen
14.
3.
14 Optimierung mit convert
14.
3.
15 Skript für Aktionen vor Verarbeitung
14.
3.
16 Optionen für PDF-Textextraktion
15. Barcodes
15.
1 Einleitung
15.
1.
1 Barcode-Verarbeitung
15.
2 Barcodetechnologie
15.
2.
1 Barcode-Verarbeitung: Warum?
15.
2.
2 Was ist ein Barcode?
15.
2.
3 Welche Barcode-Arten sind zu unterscheiden?
15.
2.
4 Welche Barcodes werden von Archivista unterstützt?
15.
3 Erfassen von Barcodes
15.
3.
1 Barcodes liegen auf einzulesenden Belegen vor
15.
3.
2 Anbringen der Barcodekleber auf den Belegen
15.
4 Barcode-Erkennung
15.
5 Barcode-Verarbeitung
16. OCR-Definitionen
16.
1 Name der OCR-Seitendefinition
16.
2 Sprachen innerhalb Definition
16.
3 Textqualität der Seiten
16.
4 Aufbereitung der Seiten
16.
5 Optionen für Tabellenerkennung
16.
6 Zeitpunkt für Texterkennung (OCR)
17. SQL-Definitionen
18. Formularerkennung
18.
1 Einleitung
18.
2 Formulare verwalten
18.
2.
1 Definition wählen
18.
2.
2 Definition löschen
18.
2.
3 Definition umbenennen
18.
2.
4 Definition erstellen
18.
2.
5 OCR-Erkennung zuweisen
18.
3 Objekte der aktiven Definition bearbeiten
Objektname
Position
Breite/Höhe
Typ
Länge
Feld
Start und Ende
Skriptname
Test einschalten
18.
4 Logoerkennung
18.
4.
1 Erstellen Logoerkennungsdefinition
18.
4.
2 Erstellen eines neuen Logos
18.
4.
3 Problematische Logos ab Vordrucken
18.
5 Zusammenfassung
19. Export von Akten
19.
1 Einleitung
19.
2 Export von Akten in WebAdmin
19.
3 Export von Akten im WebDMS
20. Mail-Archivierung
20.
1 Einleitung
20.
2 Einzelne Definitionen
20.
3 Eine Definition bearbeiten
20.
4 Mögliche Probleme beim Einrichten
21. Jobs administrieren
21.
1 Einleitung
21.
2 Beispiel
22. Archive erstellen
22.
1 Befehl 'create'
22.
2 Befehl 'drop'
23. Spracherkennung
23.
1 Batch-Aufruf
23.
1.
1 Programm vosk2db.pl
23.
1.
2 Programm voskmulti.pl
V. WebConfig
24. Administration mit WebConfig
24.
1 Einleitung
24.
2 Login
24.
3 Aktuelle Einstellungen
24.
4 Systemeinstellungen
24.
4.
1 Maske Anmelden WebDMS
24.
5 Scantaste einrichten
24.
6 Datensicherung
24.
6.
1 Jetzt starten
24.
6.
2 Log-Meldungen
24.
7 Dienste (CUPS, FTP/SMB, Fernwartung)
24.
8 Jobs verwalten
24.
8.
1 Externe Inhalte überprüfen
24.
8.
2 Interne Prüfwerte bereinigen
24.
8.
3 Video-Dateien optimieren
24.
8.
4 Filmdatenbank (OMDB) erstellen
24.
9 Dokumente entsperren
24.
10 Passwörter ArchivistaBox
24.
11 Systemdateien ansehen
24.
12 Texterkennung (OCR)
24.
13 ArchivistaBox ausschalten
VI. Desktop
25. Desktop der ArchivistaBox
25.
1 Systemmenü aufrufen
25.
2 Allgemeines zum Desktop der ArchivistaBox
25.
2.
1 Tastaturbelegung wählen
25.
2.
2 ArchivistaBox über Desktop ausschalten
25.
2.
3 Grössere Schrift einstellen
25.
2.
4 Grösseren Muaszeiger einstellen
25.
3 Netzwerk-Tool
25.
4 Drucker verwalten (CUPS)
25.
4.
1 Drucken in zusätzliche Datenbanken
25.
5 Archivista-Drucker in Windows
25.
6 Archivista-Drucker mit MacOS
25.
7 Menü ArchivistaBox
25.
7.
1 Archivierung festlegen
25.
7.
2 Archivierung jetzt starten
25.
7.
3 ArchivistaERP - Einrichten
25.
7.
4 ArchivistaERP - System aktivieren
25.
7.
5 ArchivistaERP - System deaktivieren
25.
7.
6 Sicherung zurückspielen (Netzwerk)
25.
7.
7 Sicherung zurückspielen (RSymc)
25.
7.
8 Sicherung zurückspielen (USB)
25.
7.
9 Master - Logdateien löschen
25.
7.
10 Slave - Logdateien löschen
25.
7.
11 WebConfig konfigurieren
25.
7.
12 Erweitertes Formular zum Anmelden
25.
7.
13 Tabellenstruktur für Bilder bestimmen
25.
7.
14 Multimedia-Datenbank einrichten
25.
7.
15 Dokumente oder Ordner entfernen
25.
7.
16 Log-Tabellen löschen
25.
7.
17 SearX konfigurieren
25.
7.
18 Sicherung (USB) überprüfen
25.
8 Datenträger einrichten (GParted)
25.
9 Ordner brennen (ISO-Dateien)
25.
10 Archivista Module
25.
10.
1 Accesslog
25.
10.
2 Feldlisten
25.
11 FTP- und SMB-Server
25.
11.
1 Dokumente über ArchivistaBox Desktop hochladen
25.
11.
2 Upload in Ordner
25.
11.
3 Verarbeiten von Outlook-Mails
25.
12 Archivierung (Kdenlive/Shotcut)
26. Applikationen ArchivistaBox
26.
1 LibreOffice
26.
2 Onboard
26.
3 QPDFView
26.
4 Grafik
26.
5 Internet
26.
6 Multimedia
26.
7 Sonstige
26.
7.
1 MP3toCD
26.
7.
2 QMapShack
26.
8 Optionale Applikationen
VII. ArchivistaVM
27. Server-Virtualisierung
27.
1 Einleitung
27.
2 Systemvoraussetzungen
27.
3 Anmelden an ArchivistaVM
27.
3.
1 Anmelden von ArchivistaBox (WebDMS)
27.
3.
2 Anmelden ArchivistaVM
27.
3.
3 Anmelden Dritt-Rechner
27.
4 Systemübersicht
27.
4.
1 Erweiterter Status-Bericht (Software-Raid)
27.
5 VM-Manager
27.
5.
1 ISO-Dateien hochladen
27.
5.
2 Virtuelle Maschinen
27.
5.
3 Instanzen konfigurieren
27.
6 Konfiguration
27.
6.
1 System
27.
6.
2 Datensicherung
27.
7 Administration
27.
7.
1 Server
27.
7.
2 Log-Dateien
27.
8 Cluster
27.
8.
1 Cluster konfigurieren mit pveca
27.
8.
2 Master erstellen
27.
8.
3 Knoten (Node) hinzufügen
27.
8.
4 Cluster-Managemant in Web-Oberfläche
27.
9 Arbeiten mit der Konsole
27.
9.
1 QM-Manager
27.
9.
2 Datensicherung mit vzdump
27.
9.
3 Cluster-Verwaltung mit pveca
27.
10 Festplatten-Verbünde reparieren
27.
10.
1 Defekte Platte erkennen
27.
10.
2 Defektes Laufwerk bestimmen
27.
10.
3 Rechner neu starten
27.
10.
4 Programm mdadm-repair.pl aufrufen
27.
11 ArchivistaVM-Server
27.
12 Cluster für Virtualisierung (DRBD)
VIII. ArchivistaERP
28. ArchivistaERP
28.
1 Einleitung
28.
2 ERP-Lösung aktivieren
28.
3 Erste Schritte
28.
3.
1 Firmendaten setzen
28.
3.
2 Steuersätze erfassen
28.
3.
3 Artikel erfassen
28.
3.
4 Kunden erfassen
28.
4 Rechnung erstellen
28.
5 Verkauf
28.
6 Einkauf
28.
7 Artikel und Lager
28.
8 Herstellung
28.
9 Kostenrechnung
28.
10 Bank- und Hauptbuchhaltung
28.
11 Einrichten
IX. Publizieren
29. Selbstragende Archive
29.
1 Langfristigkeit bei Dokumenten
29.
2 Das Schneider-Abenteuer
29.
3 Das XP-Abenteuer
29.
4 Warum sich Quellformate nicht eignen
29.
5 Vorbemerkungen
29.
6 Selbstragende Archive erstellen
29.
6.
1 Aktivieren in WebAdmin
29.
6.
2 ArchivistaBox Runtime bereitstellen
29.
6.
3 Dokumente hochladen in WebDMS
29.
6.
4 Auswählen der Dokumente für das Publizieren
29.
6.
5 Exportieren von Akten in WebDMS auslösen
29.
6.
6 Testen des publizierten Archivs in ArchivistaVM
29.
7 Einige Tipps zum Arbeiten mit Dokumenten
29.
7.
1 Dokumente in Papierform
29.
7.
2 Arbeiten mit Computer-Dateien
29.
7.
3 Arbeiten mit PDF-Dateien
29.
7.
4 Arbeiten mit Web-Seiten
X. Interna
30. Fremdansteuerung (API - WebDMS)
30.
1 Automatisiertes Anmelden
30.
2 Erweiterter Zugriff
30.
2.
1 Formulare
30.
2.
2 Modi (Zustände)
30.
2.
3 An- und Abmelden
30.
2.
4 Navigation innerhalb von Akten
30.
2.
5 Navigation innerhalb von Seiten
30.
2.
6 Suchen in Archiven
30.
2.
7 Bearbeiten von Akten
30.
2.
8 Darstellung beeinflussen
30.
2.
9 Erweitere Befehle (action)
30.
2.
10 Seite(n) ausdrucken
30.
2.
11 Ausgabeformat
30.
2.
12 Werte als HTML-Formular zurückgeben
30.
2.
13 Export Strukturdaten als ANSI-Datei
30.
2.
14 Export erste Akte als PDF-Datei
30.
2.
15 Abschliessendes Beispiel
30.
2.
16 Dateien ins Archiv übertragen
30.
2.
17 Arbeiten mit archivierten Mails
30.
2.
18 Arbeiten mit Office-Dateien
30.
2.
19 Version WebDMS feststellen
30.
2.
20 Automatisches Abmelden nach Anmelden
30.
2.
21 Verbergen der Login-Informationen
30.
3 Automatisierter Upload
31. Datenstrukturen
31.
1 Die wichtigsten Archivista-Tabellen
31.
2 Archivierungskonzept
31.
2.
1 Tabellen und Felder
31.
2.
2 Vorgang der Archivierung
31.
2.
3 Unterschiede bei der Archivierung
31.
2.
4 Archivista-Ordner
31.
3 Sauberes Anmelden in Archivista-Datenbanken
31.
4 Dateiname einer ausgelagerten Seite
31.
5 Feldnamen
32. ArchivistaBox anpassen
32.
1 Startprogramm desktop.sh
32.
2 Startprogramm desktop2.sh
32.
3 Zusätzliche Programme mit Synaptic
32.
4 Programme über Konsole installieren
32.
5 Zusätzliche Programme im AppImage-Format
32.
6 Zusätzliche Programme mit Flatpak
32.
7 Sichern der Einstellungen der ArchivistaBox
32.
8 Arbeiten als Administrator mit Caja
32.
9 Online-Update auf der Konsole starten
32.
10 ISO-Datei manuell einspielen
XI. FAQs
33. ArchivistaBox
33.
1 Demo bzw. kostenfreie Lösungen?
33.
2 ArchivistaBox einschalten funktioniert nicht
33.
3 Wie erstelle ich einen bootbaren USB-Stick?
33.
4 ArchivistaBox abschalten bzw. neu starten
33.
5 Installation/Update ab CD/USB-Stick
33.
6 Kein Ton auf der ArchivistaBox
33.
7 Slave-Archiv und Master-Archiv abgleichen
33.
8 Installation auf virtuellen Maschinen
33.
9 Datensicherung ArchivistaBox
34. Integrationsfragen
34.
1 Gibt es zur ArchivistaBox eine Mail-Archivierung?
34.
2 Wie kann ich digitale Dateien verwalten?
34.
3 Kann ich Musikdateien verwalten?
34.
4 Kann ich Videos archivieren?
34.
5 Wie scanne ich auf eine ArchivistaBox?
34.
6 Kann ich Bücher scannen?
34.
7 Dokumente auswerten (ERP-Schnittstelle)
34.
8 Gibt es zur ArchivistaBox ein API?
34.
9 Import von Bildern
35. Problemlösungen
35.
1 Scannen ist langsam
35.
2 Das Scannen funktioniert nicht
35.
3 Zeichen auf Tastatur funktionieren nicht
35.
4 OCR funktioniert nicht (mehr)
35.
5 ArchivistaBox läuft nicht mehr
35.
6 Benutzer hat sein Passwort vergessen
35.
7 Meldung ”Akte ... gesperrt” erscheint
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