Ein mehr als 400seitiges Buch erfassen Sie beispielsweise mit einem HP-Scanner (ohne Einzelblatteinzug) und ohne jegliche Qualitätsverluste, d.h. mit vollen 300dpi, in einer Stunde. Archivista ist dazu prädestiniert, Ihre Dokumente nicht nur abzulegen, sondern auch zu archivieren.
Erste Optimierung
Dazu zippt Archivista Ihre erfassten Dokumente, sodass aus den ursprünglichen 400 MByte, die unkomprimiert anfallen, gut und gerne weniger als 40 MByte werden können. Und dies wie gesagt, ohne jegliche Qualitätsverluste! Dieser Vorgang, das Archivieren, kann im Batch-Verfahren erfolgen, d.h. der Vorgang läuft vollautomatisiert ab (z.B. über Nacht).
Zweite Optimierung
Weiter erstellt Archivista beim Archivieren von jeder Originaldatei eine Bildschirmkopie. Dank der Bildschirmkopie, die nur einen Bruchteil des Speicherplatzes der Originaldatei benötigt, erfolgt die Anzeige eines Dokumentes in weit weniger als einer Sekunde, ohne dass an der Qualität zu grosse Abstriche gemacht werden müssten (6pt-Schrift bleibt ohne Probleme lesbar!). Weiter hat dieses Verfahren den Vorteil, dass im Netzbetrieb zur gleichen Zeit nicht Megabytes von Daten transportiert werden müssen, die Ihr Netz lahmlegen. Archivista geht mit Ihren Netzressourcen äusserst sparsam um!
Dritte Optimierung
Die dritte Optimierung erfolgt dadurch, dass nur die Bildschirmkopien auf der Festplatte direkt verfügbar sein müssen; von den gezippten 40 MByte lassen sich zwischen 80 und 95% auslagern. Den Rest, d.h. die archivierten und gezippten Originaldokumente verwalten Sie auf Ihren Archivdatenträgern (Stichwort CD).
Vierte Optimierung
Als vierte Optimierung können Sie die erfassten Seiten mit einer OCR-Texterkennungssoftware abarbeiten, um danach nach Stichwörtern suchen zu können. Dabei können Sie wählen, ob Sie die interne OCR-Engine oder eine externe Software verwenden möchten.
Doch wie werden Seiten mit Archivista 4.11 Seiten erfasst? Lesen Sie dazu mehr bei flexibles Erfassen mit Schnellmodus.